一、《研究生管理系统》中学位档案信息录入

登陆《研究生管理系统》（http://www.gradms.sdu.edu.cn/login）选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，进入卷内目录填写界面。

填写数据要求如下： （形成时间为当时填写此材料的时间，可以是一种材料里的最晚时间）

例如：

界面中如显示灰色部分为系统自动生成，学生不能更改。

其中，形成时间格式为YYYY.MM，份数、页数为数字格式；份数为同一种类型的材料有几份；页数是指同一种类型的材料一共有多少页(单面为1页双面如果都有内容为2页)，如：论文答辩表决票5份，每份1页，那么份数填5 ，页数填5 ；论文页数填写论文总页数；评阅书有几份填几份，页数填评阅书总页数，有申诉（查重不通过）的同学，请把申诉情况表（查重鉴定表）附在评阅书后面，材料份数相应加1，全日制的同学学位档案放中、英文成绩单各一份，共2份，2页;非全日制定向的同学只放中文成绩单，1份1页，发表论文、专著发表了几篇放几份。其余材料都是1份，信息填写完毕后，点击提交按钮，并打印，打印好的纸放在学位档案首页。

表决票的粘贴方法如图：左对齐粘在一张A4白纸上,阶梯排列露出红章。每张右下角标流水号.

二、检查学位档案材料的完整性和正确性

1.检查学位档案材料是否齐全，照片该贴的都贴上，1寸两寸根据框的大小确定。

2.检查材料中日期处是否均填写完整，授予硕士学位审批书和硕士研究生毕业审批表中最后一页未填写的学位分委会的时间为2024年6月11日，学校学位委员会的时间为2024年6月18日，其他所有出现的时间都应该补全，一种材料从前到后出现的时间应该从早到晚，例如第一个出现的时间是5月25日，后面出现的时间应该比这个时间晚，填5月28日，依次往后。

3.请检查打印的目录中学位证书、毕业证书编号是否填写，各自学位审批书（申请书）最后一页“学位证书编号”一栏是否填写及毕业审批表中“毕业证书编号”一栏是否填写，相关证书编号可在自己的研究生管理系统中查询。所有盖章签名处有无缺漏。若提交材料时系统中仍未更新编号，可不填写。

学位审批书中分委会信息见下图，学位评定委员会人数暂时未有，请等待通知

3.检查材料中签名处是否已签字，盖章处是否已盖章，如有缺章的联系孙老师88380380。

三、打印学位档案（JX1213）卷内目录、整理档案

选择“档案管理/学位档案管理/填写卷内目录”菜单，点击“打印”按钮，打印卷内目录。然后，根据打印出的卷内目录进行学位档案纸质实体的整理工作。

具体整理与立卷步骤如下：

（一）打印卷内目录：在自己的系统中打印。

（二）文件组卷：一人一卷。一般每卷不超过 200 页；

（三）排序：博士、硕士研究生学位材料按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列；

（四）编码：按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、… ）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标。 编号完成与卷内目录核对页号是否一致（页号为此材料的起始号，系统自动生成，如果不一致则说明系统中自己页数填写错误或自己编号错误，请修改更正。）

（五）填写卷内备考表：见附件，放到最后,不用编号.

（六）填写卷皮：学院统一发放

案卷题名：山东大学 2023-2024学年毕业 （本人姓名） 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。

归档单位：九游网页版登录入口

起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间 如： 2019.09-2023.06

页号： 论文封面右下角铅笔编的流水号的最后页码

装订：除学位论文外，其它材料按规范要求装订成册。方法是三孔一线，装订前应去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。三孔一线方法如图：两头的线从中间的圆圈穿进去系紧。

将线两头分别穿入中间形成的线孔中拉紧系死扣即可，打印店提供打孔服务，不要装的松松散散，务必保证整本以后不会散掉，避免以后同学们查档发现材料缺失，造成麻烦。

正确示例，错误示例见图

3、文件材料的规格与质量

（二）归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。

（三）归档文件材料应统一规格。

4.需要检查的内容（见下表）

	序号	检查内容	备注
格 式 部 分	1	卷内目录是否已在系统内打印
	2	是否按照各自相应“卷内目录”的文件序号循序进行排列
	3	标号是否正确	按序排好后在材料每一文字页（有字页）的非装订线一侧下角，用铅笔顺次编写流水号（ 1、2、…）直到最后一页，空白纸不标号，表决票每张标号,白纸不标。
	4	编号完成与卷内目录核对页号是否一致
	5	最后一页是否为备考表	备考表立卷时间填写：2024.6.30，立卷人本人签字
内 容 部 分	1	归档的学位文件材料是否均为原件。
	2	用笔及书写是否符合要求	归档文件材料应字迹清晰，书写工整，用笔符合档案要求，即使用碳素、蓝黑墨水或毛笔。严禁使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色等。用笔不符合要求者，必须予以纠正。
	3	归档材料日期是否全部填写完整；章是否盖全	材料中需要填写的时间；学位分委会：6月11日；学校学位委员会：6月18日
卷 皮 部 分	1	案卷题名：山东大学 2023-2024学年毕业 （本人姓名） 博士（硕士）学位申请书、学位论文等。
	2	归档单位：九游网页版登录入口
	3	起止时间：卷内文件最早时间 - 卷内文件最晚时间   如： 2019.09-2022.06
	4	页号：填右下角铅笔编的流水号的最后页码
装 订 部 分	1	除学位论文外，其它材料是否按规范要求装订成册。
	2	是否为三孔一线法，线是否拉紧系好；
	3	装订前是否已去掉文件材料上的金属钉（整个卷不允许有任何金属装订物）。
	4	是否将装订本侧面的棱折好	一般20页左右一个棱

三、整理学籍档案
1. 材料数量要求：

（1）研究生学籍卡1份（示例见下图）、成绩单（中）1份、毕业审批表1份

2、文件材料的整理与立卷

具体整理与立卷步骤如下：

排序：按照研究生学籍卡、成绩单（中）、毕业审批表顺序排序；

提交时间及方式：

2024年6月20日-21日下午17：00前提交至研究生秘书处（景兰斋214）

以团队为单位提交，同类材料放到一起，博士在前，硕士在后，提交材料目录：

1.学位档案（每人一份）、2.学籍档案（每人一份）、3.博士答辩照片信封、4.博士答辩光盘信封、5.其他博士/硕士材料准备目录中未提交的所有材料，整理成一沓

学位档案和学籍档案提交时，会每本检查是否按要求整理了，不按要求整理的会打回重新整理或让提交的同学代为整理，请大家认真完成！